Onze Aanpak
Een gestructureerde aanpak om uw organisatie stap voor stap naar volwassen documentmanagement te brengen. Van basiskennis tot AI-gedreven intelligentie.
Het Maturity Model
Ons maturity model bestaat uit vijf opeenvolgende stappen. Elke stap bouwt voort op de vorige en brengt uw organisatie dichter bij volwassen documentmanagement met AI-kracht.
Kennis & Begrip
Document Management Fundamenten
Flow & Processen
Definiëren van Workflows
Georganiseerd Werken
Structuur en Standaarden
Tooling
Implementatie van Tools
AI Toepassen
Intelligente Automatisering
Kennis & Begrip
Document Management Fundamenten
De eerste stap naar volwassen documentmanagement begint met kennis en begrip. Uw team moet de basisprincipes van documentbeheer begrijpen: wat is versiebeheer, waarom is metadata belangrijk, en hoe werkt een document lifecycle?
Wat wordt gedaan
- Basisprincipes van documentbeheer begrijpen
- Belang van versiebeheer en metadata inzien
- Document lifecycle concepten leren
- Risico's van slecht documentbeheer herkennen
- Best practices uit de industrie kennen
Deliverables
- Training en workshops voor uw team
- Documentatie over documentbeheer principes
- Assessment van huidige kennisniveau
- Roadmap voor verdere ontwikkeling
Flow & Processen
Definiëren van Workflows
Zodra de basiskennis aanwezig is, is het tijd om uw specifieke processen en workflows te definiëren. Welke stappen doorloopt een document? Wie moet wat goedkeuren? Hoe worden wijzigingen beheerd?
Wat wordt gedaan
- Huidige processen in kaart brengen
- Workflows en goedkeuringsprocessen definiëren
- Rollen en verantwoordelijkheden vaststellen
- Procesbottlenecks identificeren
- Standaard operating procedures (SOP's) opstellen
Deliverables
- Procesdocumentatie en workflow diagrammen
- Rollen- en verantwoordelijkheidsmatrix
- Goedkeuringsprocessen en escalatieprocedures
- Procesverbeteringsvoorstellen
Georganiseerd Werken
Structuur en Standaarden
Met gedefinieerde processen kunt u beginnen met het implementeren van structuur en standaarden. Dit betekent het opzetten van een consistente folderstructuur, naamgevingsconventies en classificatiesystemen.
Wat wordt gedaan
- Consistente folderstructuur implementeren
- Naamgevingsconventies vaststellen
- Documentclassificatie en tagging systemen
- Toegangsbeheer en rechtenstructuur
- Kwaliteitsstandaarden en templates
Deliverables
- Gestandaardiseerde folderstructuur
- Naamgevingsconventie documentatie
- Classificatieschema en metadata model
- Toegangsbeheer matrix
- Document templates en sjablonen
Tooling
Implementatie van Tools
Nu de processen en structuur op hun plaats zijn, is het tijd voor de juiste tools. We implementeren Microsoft 365 oplossingen zoals SharePoint, Teams en Power Platform om uw workflows te ondersteunen en te automatiseren.
Wat wordt gedaan
- Microsoft 365 platform configureren
- SharePoint sites en document libraries opzetten
- Power Automate workflows implementeren
- Teams integratie voor samenwerking
- Power Platform apps voor specifieke processen
Deliverables
- Geconfigureerd Microsoft 365 platform
- Geautomatiseerde workflows en processen
- Gebruikerstraining en adoptieprogramma
- Technische documentatie en handleidingen
- Onderhouds- en supportplan
AI Toepassen
Intelligente Automatisering
De laatste stap is het toepassen van AI om uw documentmanagement naar een hoger niveau te tillen. Met AI kunnen we automatisch metadata extraheren, documenten classificeren, duplicaten detecteren en intelligente zoekfuncties bieden.
Wat wordt gedaan
- Automatische metadata-extractie uit documenten
- AI-gedreven documentclassificatie
- Deduplicatie en duplicaatdetectie
- Intelligente zoekfuncties (RAG)
- Predictive analytics en inzichten
Deliverables
- AI-geïntegreerde documentmanagement platform
- Geautomatiseerde metadata-extractie
- Intelligente zoek- en vindfuncties
- AI-dashboards en analytics
- Voortdurende optimalisatie en verbetering
Klaar om te beginnen met uw maturity journey?
Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek op welk niveau uw organisatie zich bevindt en hoe we u kunnen helpen naar het volgende niveau.